Microsoft Access în proiectarea bazelor de date

Microsoft Access reprezintă industria standard pentru proiectarea bazelor de date (database design). Este de fapt un instrument pentru baze de date portabile sau bazate pe arhitectura client-server. Utilizarea programului  Access necesită câteva cunoştințe de bază despre principiile de proiectare a bazelor de date, înainte de implementarea propriu zisă.
În cele ce urmează sunt prezentate câteva din aceste principii care sunt suportate și de Access:

Tabelele de date sunt fundamentale.

Creearea unei tabele în Design View

Un tabel într-o baza de date este asemănător cu o foaie de calcul (spreadsheet), cu linii (înregistrări / records) și coloane (câmpuri / fields). Proiectarea câmpurilor în Microsoft Access reprezintă cel mai important element în controlarea intrării, integrării, manipulării şi accesării datelor.

Vizualizarea datelor dintr-o tabelă

Formularele bazelor de date oferă acces uşor la resurse prin interfața prietenoasă.

Formularele din Microsoft Access preiau liniile (înregistrările) unei tabele și prezintă datele într-un singur ecran. Prezentarea poate avea diverse forme: afișarea unei singure înregistrări, afişarea tuturor înregistrărilor sau doar a câtorva.

Formular pentru tabela Clienti

Interogările câştigă comanda datelor.

Interogările (queries) în MS Access oferă ordine în datele tabelelor. Proiectarea interogărilor în mod vizualizare (query design) reprezintă o "maşinărie" care rulează baza de date şi afişează, calculează, sortează și manipulează datele. Interogările afişează înregistrări după anumite criterii definite de utilizator.

MS Access Query Builder

Sortare în ordine alfabetică a datelor din tabela Clienti după criteriul nume şi prenume, cu ajutorul unui Query

Rapoartele afişează înregistrările.

Rapoartele în Access reprezintă metoda cea mai practică de a utiliza o bază de date. Ele afişează datele prin formatare, grupare, efectuând calcule necesare şi prezentând informațiile într-o manieră uşor de înţeles pentru client.

Lista clienţilor afişată sub formă de raport

Modelul bazelor de date relaţionale.

Microsoft Access accelerează puterea proiectării unei baze de date prin utilizarea modelului relațional. O bază de date relațională permite utilizarea mai multor tabele, fiecare dintre acestea conectate între ele printr-un câmp comun. Această conectivitate împreună cu alte lucruri previn duplicarea datelor și fac înregistrările mai eficiente.

Totul într-un singur pachet.

Cheia proiectării bazelor de date în Microsoft Access este că o bază de date poate fi realizată uşor prin interfața cu utilizatorul, fără cunoştinţe suplimentare de programare. Orice utilizator, chiar şi începător, poate proiecta uşor şi rapid o bază de date cu acest instrument oferit de Microsoft.